Tujuan utama manajemen proyek adalah membantu sebuah tim mencapai tujuan atau menyelesaikan masalah dalam batas waktu yang ditetapkan. Manajer proyek bertanggung jawab memastikan tim mencapai tenggat waktu dan menyelesaikan tugas sesuai target. Tapi apa sebenarnya manajemen proyek itu, dan bagaimana cara kerjanya? Berikut penjelasan dasar untuk membantu Anda memahami dan mengelola proyek dengan baik.
Apa Itu Manajemen Proyek?
Manajemen proyek melibatkan penggunaan proses, keterampilan, alat, dan pengetahuan untuk menyelesaikan proyek yang telah direncanakan dan mencapai tujuannya. Manajemen proyek berbeda dari manajemen umum karena memiliki lingkup yang terbatas, tenggat waktu yang jelas, dan hasil yang spesifik.
Proyek memiliki jangka waktu yang sementara dan harus menyeimbangkan alokasi waktu tim serta sumber daya keuangan organisasi yang terbatas—sebuah tantangan besar yang bisa diatasi melalui langkah-langkah terencana dengan metode dan alat khusus.
Tahapan Manajemen Proyek
Manajemen proyek dimulai ketika seorang manajer atau tim menginisiasi proyek. Lima tahapan dalam manajemen proyek meliputi:
- Tahap inisiasi. Manajer proyek menetapkan anggota tim untuk tugas-tugas tertentu, atau meminta sukarelawan dari tim untuk mengambil tanggung jawab.
- Tahap perencanaan. Tim menetapkan jadwal dengan klien atau di antara mereka sendiri, membuat rencana komunikasi dengan pemangku kepentingan, menentukan standar proyek, dan menetapkan anggaran.
- Tahap eksekusi. Tahap ini adalah ketika pekerjaan dimulai. Anggota tim bekerja secara mandiri atau sebagai kelompok untuk menyelesaikan tugas-tugas yang telah ditentukan.
- Tahap pemantauan. Manajer proyek memantau kemajuan setiap orang atau tim untuk memastikan proyek tetap sesuai jadwal dan tujuan tercapai. Tahap ini sering terjadi bersamaan dengan tahap eksekusi.
- Tahap penutupan. Manajer proyek memastikan proyek selesai sesuai standar yang telah disepakati dan memberitahukan bahwa proyek telah diselesaikan.
Tools dan Teknik Manajemen Proyek
Setiap proyek memiliki tujuan dan tantangannya sendiri, namun tim dapat menggunakan tools dan teknik manajemen proyek yang serupa untuk menyelesaikan tugas.
Misalnya, rencana komunikasi yang terencana dengan baik dapat menjadi salah satu alat paling berharga dalam manajemen proyek. Manajer proyek yang kuat akan berkomunikasi dengan semua pemangku kepentingan dan memfasilitasi komunikasi yang baik antar anggota tim.
Selama tahap pemantauan dan eksekusi, manajer proyek yang terorganisir mungkin juga mengandalkan perangkat lunak untuk memastikan proyek berjalan sesuai rencana.
Tidak ada satu perangkat lunak yang bisa memenuhi semua kebutuhan proyek, namun program seperti Trello, Asana, atau Airtable membantu tim melacak kemajuan mereka dan melihat tanggung jawab masing-masing.
Selain itu, manajer proyek mungkin menggunakan alat tradisional seperti Program Evaluation Review Technique (PERT) dan diagram Gantt untuk memandu pekerjaan tim. PERT membantu mendefinisikan lingkup proyek dan memantau tugas yang perlu diselesaikan, sedangkan diagram Gantt menunjukkan garis waktu dan jadwal tugas yang harus diselesaikan. Kini, banyak perangkat lunak manajemen proyek yang menyediakan fitur ini secara digital.
